Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt Captured by Gerlinde, gevestigd te Breda en ingeschreven onder KvK-nummer 88351955, ‘fotograaf’ genoemd.
Wanneer in deze algemene voorwaarden wordt gesproken over ‘klant’, wordt de wederpartij bedoeld.
Met ‘overeenkomst’ wordt de overeenkomst van opdracht bedoeld op grond waarvan fotograaf tegen betaling foto’s voor en/of van klant maakt, bewerkt en eventueel selecteert.

Artikel 2 Toepasselijkheid algemene voorwaarden

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, facturen, werkzaamheden, overeenkomsten en levering van diensten en goederen door of namens fotograaf waarop zij deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.
De voorwaarden zijn eveneens van toepassing op handelingen van de door fotograaf in het kader van de opdracht ingeschakelde derden.
Van toepassing is steeds de laatst toegezonden versie van deze algemene voorwaarden.
De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd mochten worden, dan blijft het overige in deze algemene voorwaarden bepaalde volledig van toepassing.

Artikel 3 Offertes

Indien in de offerte geen aanvaardingstermijn is gesteld, vervalt de offerte na 14 kalenderdagen. Een offerte dient te allen tijde schriftelijk te worden bevestigd.
Bij acceptatie van de offerte, wordt automatisch akkoord gegaan met deze algemene voorwaarden.
Fotograaf kan niet aan haar offerte worden gehouden indien de opdrachtgever redelijkerwijs kon begrijpen dat de offerte, of een onderdeel daarvan, een kennelijke vergissing of verschrijving beva
Offertes gelden niet automatisch voor vervolgopdrachten.
Al hetgeen buiten het geoffreerde wordt geleverd, wordt beschouwd als meerwerk en als zodanig gefactureerd.

Artikel 4 Tarieven en betalingen

1. De overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, tenzij uit de aard van de overeenkomst anders voortvloeit of indien partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen.
Op de offerte staat de pakketprijs van de gekozen dienst zoals overeengekomen, dan wel een uurtarief met geschat aantal uren vermeld. Eventuele overige bijkomende kosten, zoals locatiehuur, inzet van extra personen en een album, worden apart vermeld. Nabestellingen, evenals meerwerk door een wijziging in de overeenkomst of wijziging in de standaard stijl van fotograaf en reiskosten, zullen apart worden gefactureerd.
Fotograaf is gerechtigd een aanbetaling te verzoeken. Tenzij anders overeengekomen, wordt het overige deel van de betaling in 1 x voldaan. Fotograaf is gerechtigd de overeenkomst op te schorten tot de gehele betaling is voltooid. Het volledige bedrag dient voor de uitvoering van de overeenkomst te zijn voldaan.
In geval van een fotoalbum zal pas tot ontwerp en bestelling worden overgegaan na volledige betaling van het factuurbedrag.
De bij het aangaan van de overeenkomst overeengekomen tarieven zijn gebaseerd op het op dat moment gehanteerde prijspeil. Fotograaf heeft het recht de vergoedingen jaarlijks aan te passen.
Zij heeft tevens het recht de vergoedingen op enig moment, wanneer gewijzigde omstandigheden dit verlangen, aan te passen. Aangepaste tarieven worden zo spoedig mogelijk medegedeeld aan de opdrachtgever.
Facturen dienen binnen 7 kalenderdagen na factuurdatum betaald te zijn, tenzij partijen hierover schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt, op de factuur een andere betaaltermijn vermeld is of de shoot eerder plaatsvindt.
Indien de opdrachtgever in gebreke blijft in de tijdige betaling van een factuur, is deze van rechtswege in verzuim en wettelijke rente verschuldigd. De rente over het opeisbare bedrag zal worden berekend vanaf het moment dat de opdrachtgever in verzuim is tot aan het moment van voldoening van het volledig verschuldigde bedrag.
Indien de opdrachtgever in gebreke of in verzuim is in de nakoming van zijn verplichtingen, komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van de opdrachtgever.
In geval van liquidatie, faillissement, beslag of surseance van betaling van de opdrachtgever zijn de vorderingen van fotograaf onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 5 Informatieverstrekking opdrachtgever

Opdrachtgever stelt alle informatie die voor de uitvoering van de opdracht relevant is tijdig beschikbaar aan fotograaf.
Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de ter beschikking gestelde gegevens, ook indien deze van derden afkomstig zijn. Fotograaf zal de gegevens vertrouwelijk behandelen.
Opdrachtgever vrijwaart fotograaf voor elke schade die voortvloeit uit het niet voldoen aan het in dit artikel gestelde.
Stelt opdrachtgever niet of niet tijdig de verlangde gegevens beschikbaar en loopt de uitvoering van de opdracht hierdoor vertraging op, dan komen de daaruit voortvloeiende extra kosten voor rekening van opdrachtgever.

Artikel 6 Uitvoering van de overeenkomst

Fotograaf voert opdracht naar beste inzicht en vermogen uit. Fotograaf is niet aansprakelijk voor het niet bereiken van het resultaat dat opdrachtgever beoogde.
Fotograaf heeft het recht om werkzaamheden te laten verrichten door derden.
Opdrachtgever dient de omstandigheden zo gunstig mogelijk te maken voor fotograaf tijdens een shoot.
Indien een bepaalde locatie voor de shoot is gewenst door locatie, is deze verantwoordelijk voor het regelen van de locatie en de bijbehorende kosten, tenzij anders overeengekomen.
Indien fotograaf tijdens uitvoering van de overeenkomst tegenwerking ondervindt door derde partijen, kan zij niet aansprakelijk worden gehouden door verminderde resultaten als gevolg hiervan.
Fotograaf zal in aaneengesloten uren werken. Wanneer de opdrachtgever een pauze wenst, zal fotograaf voor de zogeheten ‘wachttijd’ de helft van haar uurtarief per uur wachttijd rekenen. In deze wachttijd zal fotograaf geen foto’s maken.
n het geval een opdracht uit 8 of meer aaneengesloten uren bestaat, of de opdracht op een zodanig tijdstip plaatsvindt dat gewoonlijk een avondmaaltijd genuttigd wordt, zal opdrachtgever een pauze van tenminste 20 minuten mogelijk maken, ten behoeve van deze avondmaaltijd.

Artikel 7 – Wijziging en annulering

Wijzigingen aan de overeenkomst, inclusief maar niet beperkt tot de datum, tijd, locatie of aard van de fotografiediensten, moeten schriftelijk worden overeengekomen door zowel de fotograaf als de klant.
De klant heeft het recht om de overeenkomst te annuleren onder de volgende voorwaarden:
a. Bij annulering meer dan [aantal dagen/weken/maanden] voor de geplande datum van de fotografiediensten, zal de klant een restitutie ontvangen van [het volledige bedrag/een percentage van het totaalbedrag], minus eventuele niet-restitueerbare kosten die door de fotograaf zijn gemaakt.
b. Bij annulering binnen [aantal dagen/weken/maanden] voor de geplande datum van de fotografiediensten, is de klant verplicht om [een percentage van het totaalbedrag] van de overeengekomen vergoeding te betalen aan de fotograaf, tenzij anders overeengekomen.
c. In geval van overmachtssituaties die de uitvoering van de overeenkomst onmogelijk maken, zoals natuurrampen, ziekte of onvoorziene omstandigheden, zullen beide partijen redelijke inspanningen leveren om een passende oplossing te vinden, wat kan resulteren in de annulering of uitstel van de fotografiediensten zonder financiële gevolgen voor beide partijen.
De fotograaf behoudt zich het recht voor om de overeenkomst te annuleren of de uitvoering ervan op te schorten in geval van overmachtssituaties of andere omstandigheden buiten zijn controle, zoals ziekte, letsel, technische problemen of extreme weersomstandigheden. In dergelijke gevallen zal de fotograaf redelijke inspanningen leveren om een alternatieve regeling te treffen of een restitutie te bieden aan de klant.
Annuleringen dienen schriftelijk te worden gemeld aan de andere partij, met vermelding van de reden voor annulering en eventuele gevolgen voor betalingen of vergoedingen.
De klant erkent dat de fotograaf mogelijk kosten heeft gemaakt in verband met de voorbereiding en planning van de fotografiediensten, en stemt ermee in redelijke kosten te vergoeden die door de fotograaf zijn gemaakt in geval van annulering door de klant.

Artikel 8 – Overmacht

Partijen zijn niet aansprakelijk voor het niet nakomen van hun verplichtingen onder deze overeenkomst indien dit te wijten is aan een situatie van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de redelijke controle van de betreffende partij, waaronder maar niet beperkt tot natuurrampen, oorlog, terrorisme, stakingen, overheidsmaatregelen, brand, pandemieën, en andere onvoorziene omstandigheden die de uitvoering van deze overeenkomst verhinderen of bemoeilijken.
In geval van overmacht zal de betreffende partij de andere partij onverwijld schriftelijk op de hoogte stellen van de situatie en de verwachte duur van de overmachtssituatie. De betreffende partij zal redelijke inspanningen leveren om de gevolgen van de overmachtssituatie te minimaliseren en de uitvoering van deze overeenkomst voort te zetten zodra de overmachtssituatie is opgeheven.
Indien de overmachtssituatie langer dan [aantal dagen/weken/maanden] voortduurt, hebben beide partijen het recht om de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat zij in dat geval gehouden zijn tot enige schadevergoeding aan de andere partij.
Indien de overmachtssituatie de uitvoering van deze overeenkomst slechts tijdelijk bemoeilijkt, zullen partijen de uitvoering van deze overeenkomst opschorten gedurende de periode van overmacht, en zullen zij redelijke inspanningen leveren om de uitvoering van deze overeenkomst voort te zetten zodra de overmachtssituatie is opgeheven.
Partijen erkennen dat overmacht geen grond vormt voor de betaling van eventuele schadevergoedingen of boetes, noch voor enige andere vorm van aansprakelijkheid.
Partijen zullen redelijke inspanningen leveren om te onderhandelen over een passende oplossing in geval van een overmachtssituatie, met inachtneming van elkaars belangen en de doelstellingen van deze overeenkomst.

Artikel 9 Aansprakelijkheid schade

Fotograaf is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit deze overeenkomst, tenzij de schade opzettelijk of met grove schuld is veroorzaakt.
Fotograaf is niet aansprakelijk voor schade ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens opdrachtgever verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens.
Fotograaf is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadigingen van persoonlijke eigendommen van opdrachtgever gedurende een shoot op locatie.
Fotograaf kan niet aansprakelijk worden gehouden voor kleurafwijkingen op niet-gekalibreerde beeldschermen en afdrukken die door een ander dan haar worden geleverd.
Fotograaf is niet aansprakelijk voor vertragingen veroorzaakt door derden.
Fotograaf gaat uiterst zorgvuldig om met de foto’s, maar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het kwijtraken van de bestanden door situaties als een crash. Het is de verantwoordelijkheid van opdrachtgever de foto’s na overdracht te bewaren.
Fotograaf is niet verantwoordelijk voor de weersomstandigheden op de foto. In het geval van een shoot anders dan een bruidsreportage wordt bij slechte weersverwachtingen de shoot verzet. In het geval van een bruidsreportage is het bruidspaar verantwoordelijk voor een alternatieve (droge) plek waar de shoot plaats kan vinden.
Opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het toepassen of uitvoeren van kennis of handelingen zoals opgedaan tijdens een overeenkomst.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van alle aanwezigen om gefotografeerd te worden tijdens een bruiloft of ander evenement.
In geval door opdrachtgever schade wordt toegebracht aan apparatuur tijdens een shoot, is de opdrachtgever gehouden de taxatiewaarde te vergoeden.
In het geval dat fotograaf een schadevergoeding verschuldigd is aan opdrachtgever voor directe schade, bedraagt de schade niet meer dan het bedrag dat door de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, dan wel door fotograaf in rekening is gebracht.
Opdrachtgever vrijwaart fotograaf tegen alle aanspraken van derden die verband houden met de door haar geleverde diensten en goederen.

Artikel 10 Auteursrecht, licentie en publicatie

De rechten op de door fotograaf aan opdrachtgever ter beschikking gestelde materialen en content berusten bij fotograaf. Het is opdrachtgever nadrukkelijk niet toegestaan het materiaal en verstrekte documentatie te verveelvoudigen, openbaar te maken of aan derden beschikbaar te stellen zonder voorafgaande toestemming.
Opdrachtgever komt een beperkt publicatierecht toe, inzake het vooraf overeengekomen, van foto’s na volledige betaling van het factuurbedrag. Foto’s mogen niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan vooraf overeengekomen, zonder aanvullende licentie aan te schaffen.
Indien foto’s commercieel gebruikt wensen te worden, dient de leverancier toestemming te verkrijgen van fotograaf.
Opdrachtgever is niet gerechtigd aangeleverd beeldmateriaal te bewerken of uit te snijden. Dit omvat tevens het plaatsen van tekst over foto’s of het gebruiken van Instagram filters.
Opdrachtgever dient, bij gebruik van aangeleverde foto’s op social media, naam van fotograaf te vermelden en fotograaf te taggen. Dit geldt tevens voor familieleden en andere derden die de foto’s op social media plaatsen.
Elke handeling in strijd met het in lid 1 tot en met 5 van dit artikel gestelde wordt gezien als inbreuk op het auteursrecht.
Bij inbreuk komt fotograaf een vergoeding toe ter hoogte van tenminste driemaal de door haar gebruikelijk gehanteerde licentievergoeding voor een dergelijke vorm van gebruik, zonder enig recht te verliezen op vergoeding van overige geleden schade.
Met het aangaan van de overeenkomst geeft opdrachtgever fotograaf toestemming het beeldmateriaal te gebruiken voor advertenties, social media, tijdschriftartikelen, drukwerk, beursmateriaal, portfolio en demonstratiemateriaal, tenzij hier voorafgaand aan de shoot uitdrukkelijk bezwaar tegen wordt gemaakt.
Wanneer beeldopnamen worden gemaakt tijdens een workshop door opdrachtgever dient dit te allen tijde kenbaar te worden gemaakt aan fotograaf en is uitdrukkelijke toestemming nodig. Ook is het uitdrukkelijk verboden deze opnames voor andere doeleinden te gebruiken dan persoonlijk gebruik. Beeldmateriaal mag enkel worden gedeeld via Instagram Stories wanneer fotograaf in het bericht wordt getagd. Wanneer andere deelnemers op dit beeldmateriaal staan, is tevens toestemming van hen nodig.

Artikel 11 Bijzondere bepalingen

In aanvulling op de algemene voorwaarden in deze overeenkomst kunnen partijen bijzondere bepalingen overeenkomen die specifiek van toepassing zijn op de uitvoering van deze overeenkomst. Dergelijke bijzondere bepalingen dienen schriftelijk te worden vastgelegd en ondertekend door beide partijen.
Bijzondere bepalingen kunnen onder meer betrekking hebben op de volgende onderwerpen:
a. Specifieke eisen of wensen van de klant met betrekking tot de fotografiediensten, zoals bepaalde poses, locaties of thema’s.
b. Aanvullende diensten die niet zijn opgenomen in de standaardtarieven, zoals extra uren fotografie, speciale bewerkingen of afdrukken.
c. Bijzondere voorwaarden met betrekking tot het gebruik van de foto’s, zoals exclusieve licenties, beperkingen op het gebruik ervan of aanvullende vergoedingen voor commercieel gebruik.
d. Specifieke planningen, deadlines of leveringstermijnen die afwijken van de standaardvoorwaarden in deze overeenkomst.
e. Andere relevante onderwerpen die specifieke afspraken of regelingen vereisen tussen de fotograaf en de klant.
Bijzondere bepalingen hebben voorrang boven de algemene voorwaarden in deze overeenkomst in geval van tegenstrijdigheid of onverenigbaarheid, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen door beide partijen.
Partijen erkennen dat bijzondere bepalingen deel uitmaken van deze overeenkomst en bindend zijn voor beide partijen zodra ze schriftelijk zijn overeengekomen en ondertekend.
In geval van geschillen met betrekking tot de interpretatie of toepassing van bijzondere bepalingen, zullen partijen redelijke inspanningen leveren om deze in onderling overleg op te lossen, met inachtneming van de belangen van beide partijen en de doelstellingen van deze overeenkomst.

Artikel 12 Levering

Fotograaf spant zich in de gewenste foto’s zo spoedig mogelijk aan te leveren. Hierbij dient de geschatte leveringstermijn die partijen overeenkomen in acht te worden genomen. Aan deze schatting kunnen echter geen rechten worden ontleend.
Fotograaf maakt, bewerkt en selecteert foto’s naar eigen inzicht. Geselecteerde foto’s worden bewerkt volgens de normale standaarden. Opdrachtgever verklaart bekend te zijn met de stijl van fotograaf.
Aanvullende wensen van opdrachtgever leveren meerwerk op en zullen als dusdanig worden gefactureerd.
Foto’s worden in hoge resolutie en digitaal verzonden. Indien gewenst kan opdrachtgever ook een album aanschaffen.
Als verzendadres voor fotoproducten geldt het adres dat de opdrachtgever heeft opgegeven. Fotograaf is niet aansprakelijk voor fouten in het aanleveren van deze leveringsinformatie.
Fotograaf levert geen ongeselecteerd en/of onbewerkt (RAW) fotomateriaal.

Artikel 13 Klacht

Indien klant een klacht heeft, dient klant deze binnen 2 kalendermaanden na het ontstaan van de klacht schriftelijk en voorzien van motivatie kenbaar te maken. Fotograaf zal binnen 5 werkdagen na het ontvangen van de klacht schriftelijk reageren. Indien partijen een zakelijke overeenkomst hebben gesloten, geldt een klachttermijn van 7 kalenderdagen na het ontstaan van de klacht.
Wanneer klant tijdens de fotoshoot een klacht heeft, bijvoorbeeld tijdens het zien van de previews op de fotocamera, dient klant dit direct aan fotograaf kenbaar te maken zodat zij deze klacht op hetzelfde moment kan herstellen.

Artikel 14 Geschilbeslechting

Op deze algemene voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing.
Partijen zullen enkel een beroep op de rechter doen nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen een geschil in onderling overleg te beslechten. Geschillen zullen worden beslecht door de rechter in het arrondissement waar fotograaf is gevestigd.
In afwijking van de wettelijke verjaringstermijnen, bedraagt de verjaringstermijn van alle vorderingen en verweren jegens fotograaf en betrokken derden 12 maanden.